La nueva cara del proceso disciplinario laboral: Lo que empleadores y trabajadores necesitan saber sobre la circular 0048 de 2026¹

El 22 de mayo de 2026, el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 con una intención declarada: explicarle al país, en términos sencillos, qué cambió en materia de procesos disciplinarios laborales con la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025 -la llamada Reforma Laboral-.

La Reforma modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y elevó a rango legal un conjunto de garantías que antes solo vivían en la jurisprudencia constitucional. Dicho en términos prácticos: lo que antes era una obligación que los jueces podían exigir caso a caso, ahora está escrito en la ley y el Ministerio puede vigilar su cumplimiento directamente.

Esta Circular no crea normas nuevas por sí sola, pero sí fija la postura oficial del Ministerio sobre cómo interpretar y aplicar esos cambios. Y eso, para efectos prácticos, tiene mucho peso.

Los principios: El esqueleto del nuevo proceso

Antes de hablar de pasos y plazos, la Circular pone sobre la mesa diez principios que deben guiar cualquier actuación disciplinaria. No son adornos retóricos: son estándares jurídicos exigibles, y su violación puede invalidar una sanción o derivar en una condena en caso de demanda.

El más conocido es la presunción de inocencia: nadie puede ser sancionado sin pruebas. Pero hay uno que merece especial atención porque es relativamente nuevo en el contexto laboral colombiano: el in dubio pro disciplinado. Significa que si hay duda sobre la responsabilidad del trabajador, esa duda se resuelve a su favor. La carga de probar la falta recae completamente en el empleador.

Los demás principios -dignidad, proporcionalidad, derecho de defensa, contradicción de pruebas, imparcialidad, buena fe, respeto al buen nombre y non bis in ídem- conforman un estándar que obliga a que el proceso disciplinario sea sustancialmente justo, no apenas formalmente correcto. Una empresa que sigue un procedimiento de papel sin garantizar la defensa real del trabajador incumple la ley, aunque haya enviado todos los correos y firmado todas las actas.

El procedimiento: Qué debe hacer el empleador paso a paso

La Circular describe el procedimiento mínimo obligatorio para imponer sanciones en el sector privado. Toda empresa -sin importar su tamaño, salvo la excepción que veremos más adelante- debe cumplirlo. Estos son los pasos:

1. Comunicación escrita de apertura

El proceso comienza con una comunicación escrita al trabajador. No basta con llamarlo a una reunión y contarle verbalmente lo que pasó. El escrito debe describir los hechos investigados, hacer una calificación provisional de las faltas y -esto es fundamental- entregar todas las pruebas que respaldan la investigación. Si el empleador guarda alguna prueba para la audiencia, puede estar vulnerando el derecho de defensa.

2. Plazo mínimo de cinco días hábiles

Desde que el trabajador recibe la comunicación y las pruebas, debe transcurrir un mínimo de cinco días hábiles antes de la audiencia de descargos. La Circular aclara, con sustento en el Código Civil, que se trata de días hábiles, no calendario. Este plazo no es negociable: una audiencia celebrada antes de ese término puede ser atacada judicialmente.

3. Audiencia de descargos

En la audiencia el trabajador debe tener la posibilidad real de presentar su versión, sus argumentos y sus pruebas, y de controvertir las pruebas del empleador. El trabajador tiene derecho a estar acompañado por un delegado sindical si pertenece a un sindicato. Si el trabajador tiene alguna discapacidad que dificulte la comunicación, el empleador debe hacer los ajustes necesarios para garantizar que el proceso sea comprensible.

4. Decisión motivada y recursos

La sanción debe estar motivada: explicar los hechos, las pruebas y la proporcionalidad de la medida. Una justificación genérica o de fórmula no es suficiente. Además, el trabajador debe tener la posibilidad de impugnar la decisión. Si el reglamento interno no prevé un recurso específico, aplica la apelación ante una segunda instancia dentro de la empresa.

4. Inmediatez

El proceso no puede dilatarse indefinidamente. Dejar un proceso abierto por meses, o sancionar una falta antigua sin justificación, puede hacer improcedente la sanción. La demora también puede interpretarse como un mecanismo de presión, lo cual está expresamente prohibido.

Una advertencia relevante: los procesos disciplinarios pueden adelantarse por medios tecnológicos -correo, videollamada, mensajes de datos-, siempre que el trabajador tenga acceso efectivo a esos medios. Si no los tiene, la audiencia debe ser presencial obligatoriamente.

Los memorandos: ¿siempre hay que hacer proceso?

Aquí la Circular hace una distinción que en la práctica genera mucha confusión. La respuesta depende de qué dice el reglamento interno de la empresa.

Si el memorando o llamado de atención no está previsto en el reglamento como una sanción, sino que el empleador simplemente lo usa para impartir una orden o dejar constancia de algo, no hay obligación de adelantar proceso disciplinario. Es un acto de dirección empresarial, no una sanción.

Pero si el reglamento contempla el memorando como una sanción, o si su reiteración genera consecuencias más graves -una suspensión, por ejemplo, o eventualmente el despido-, entonces sí aplica el procedimiento mínimo obligatorio. En ese caso, emitir un memorando sin seguir el proceso equivale a imponer una sanción de manera irregular.

Recomendación: revise su reglamento interno y defina con claridad qué documentos tienen naturaleza sancionatoria y cuáles no. Esa distinción puede ser determinante en un proceso judicial.

Pequeñas empresas y trabajadores del hogar: Un régimen más flexible

La Ley 2466 reconoció que aplicar el procedimiento completo en empresas de hasta diez trabajadores o en empleos del hogar puede ser desproporcionado. Por eso estableció un régimen especial para estos casos.

El procedimiento de cinco pasos no es obligatorio, pero sí deben respetarse tres garantías mínimas: notificar por escrito los hechos que se imputan, garantizar que el trabajador pueda ser escuchado y presentar su defensa, y sancionar de manera proporcional. El Ministerio recomienda que incluso en estos casos quede un soporte documental del proceso, pensando en posibles reclamaciones futuras.

El despido con justa causa: La distinción más importante

Este es el punto que más genera preguntas -y malentendidos- en la práctica. ¿Siempre que se va a despedir a alguien hay que hacer un proceso disciplinario? La respuesta corta es no. Pero la respuesta larga tiene matices que importan.

La Corte Suprema de Justicia ha sostenido de manera consistente -desde 2014 y hasta sentencias muy recientes de 2024- que el despido con justa causa no es en sí mismo una sanción disciplinaria. Es el ejercicio de una facultad contractual unilateral del empleador, respaldada en el artículo 62 del CST. Por eso, como regla general, no se necesita agotar el proceso disciplinario para despedir con justa causa.

¿Cuándo sí se exige proceso previo al despido?

Hay dos escenarios en que el proceso disciplinario es obligatorio antes de despedir. El primero: cuando el despido se configura como una sanción disciplinaria, es decir, cuando la falta está calificada como grave o gravísima en el reglamento, la convención colectiva, el contrato o el laudo, y el despido opera como castigo dentro de un sistema graduado de sanciones. El segundo: cuando la ley lo exige expresamente, como en los casos de bajo rendimiento laboral o de participación en huelga ilegal.

Las garantías mínimas que siempre aplican

Aunque no se exija el proceso formal, el empleador no puede simplemente llegar un día y decirle al trabajador que está despedido. La Corte Constitucional, en la Sentencia SU-449 de 2020, fue clara: incluso en despidos que no requieren proceso disciplinario, el empleador debe comunicar de manera clara y específica los motivos -sin posibilidad de cambiarlos después-, dar al trabajador la oportunidad de ser escuchado, actuar con inmediatez respecto a los hechos, y proceder con respeto y buena fe.

Un despido sin comunicación clara de motivos, o en el que al trabajador no se le dio la oportunidad de hablar, puede ser declarado contrario a las garantías constitucionales mínimas, incluso si la causal legal estaba efectivamente configurada.

El reglamento interno de trabajo: Una urgencia que no puede postergarse

La Circular toca un punto sensible: las empresas que aún no han actualizado su reglamento interno de trabajo para adaptarlo a la Ley 2466 de 2025 están en mora de hacerlo. El plazo vence  el 25 de junio de 2026.

Lo que resulta especialmente relevante es que el Ministerio es explícito en un punto: la falta de actualización del reglamento no exime al empleador de cumplir la ley. Dicho de otro modo, aunque la empresa opere con un reglamento desactualizado, las disposiciones de la Reforma Laboral le aplican de todas formas. Eso crea una situación de riesgo: la empresa puede estar convencida de que actúa conforme a su reglamento, sin saber que ese reglamento ya no es suficiente.

La carga probatoria del empleador: El cambio más profundo y menos discutido

Uno de los efectos más relevantes de la reforma es el endurecimiento del estándar probatorio exigible al empleador en materia disciplinaria. En la práctica colombiana era frecuente encontrar investigaciones internas construidas sobre inferencias, sospechas o valoraciones subjetivas de jefaturas inmediatas, particularmente en casos relacionados con pérdida de confianza, manejo de información, cumplimiento de metas o conflictos de convivencia laboral. Con la incorporación expresa de principios como la presunción de inocencia, la contradicción probatoria y el “in dubio pro disciplinado”, ese modelo pierde sustento jurídico.

Hoy el empleador no solo debe demostrar que ocurrió una conducta, sino también que el trabajador efectivamente la ejecutó, que existía claridad previa sobre la prohibición o deber incumplido, que la conducta reviste gravedad suficiente y que la sanción es proporcional frente a los antecedentes y circunstancias del caso.

El impacto en los procesos de despido y en el litigio laboral

Es previsible que esta reforma incremente el litigio laboral en Colombia durante los próximos años. La razón es sencilla, pues al elevarse a rango legal garantías que antes dependían principalmente de interpretación jurisprudencial, los trabajadores cuentan ahora con herramientas normativas más claras para cuestionar sanciones y despidos.

Esto probablemente generará demandas centradas no únicamente en discutir si existió o no la falta, sino en examinar la suficiencia de las pruebas, el respeto del término mínimo, la oportunidad de contradicción, la proporcionalidad de la sanción, la imparcialidad del procedimiento y la trazabilidad documental del proceso.

En consecuencia, la gestión disciplinaria deja de ser un asunto exclusivamente de recursos humanos y pasa a convertirse en un componente crítico de gestión de riesgo jurídico empresarial.

Conclusiones

La Circular 0048 es un documento útil. Recoge con claridad una jurisprudencia constitucional que llevaba años construyéndose y la articula con los cambios de la Ley 2466 de 2025. Para los equipos de recursos humanos y los abogados que asesoran empresas, es una guía de referencia que vale la pena tener a mano.

Dicho esto, hay algunas consideraciones que queremos poner sobre la mesa.

La codificación legal de principios como el in dubio pro disciplinado y el plazo mínimo de cinco días hábiles aumenta significativamente la exposición de los empleadores que manejan sus procesos disciplinarios de manera informal o improvisada. Lo que antes podía resolverse con una conversación o un correo ahora tiene un estándar legal claro, y los jueces laborales lo van a aplicar.

En cuanto al despido con justa causa, la distinción que traza la Circular entre despido como facultad contractual y despido como sanción disciplinaria es jurídicamente sólida. Sin embargo, advertimos que en la práctica los jueces tienden a ser exigentes al evaluar si el empleador respetó las garantías mínimas constitucionales -comunicación, oportunidad de defensa, inmediatez-. Cumplir con esas garantías, incluso cuando no hay proceso formal, es hoy una necesidad, no una opción.

Sobre la actualización del reglamento: hay que hacerlo. No existe argumento legal que justifique operar con un reglamento que no refleja la normativa vigente, y el riesgo de una demanda exitosa por violación al procedimiento disciplinario es real.

Más allá de la técnica jurídica, esta reforma refleja un cambio de fondo en la manera de entender el poder disciplinario del empleador en Colombia. Eso implica un cambio cultural importante para las empresas. La discusión ya no es únicamente si el empleador tiene razón material sobre la conducta investigada, sino si actuó respetando estándares constitucionales de justicia, proporcionalidad y debido proceso.

Las organizaciones que entiendan tempranamente este cambio y profesionalicen sus procedimientos disciplinarios estarán mejor preparadas para reducir contingencias judiciales y fortalecer sus relaciones laborales. Las que no lo hagan probablemente enfrentarán un escenario creciente de conflictividad y exposición jurídica.

Este boletín tiene carácter informativo y no constituye asesoría jurídica. Para orientación específica sobre su situación, contáctenos.

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