Los administradores tienen la obligación de permitir que los socios ejerzan el derecho de inspección en la sociedad¹

La Ley 222 de 1995 modificó el Libro II del Código de Comercio, estableciendo un régimen de procesos concursales y dictando otras disposiciones relevantes. Entre estas, se introdujo la figura del administrador de la sociedad, así como los deberes y responsabilidades de este frente a los socios.

El artículo 22 ibidem señala que:

“Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”.

De esta manera, los administradores de la sociedad son responsables ante los accionistas por las decisiones y funciones que desempeñan, especialmente aquellas que impactan en el desarrollo del objeto social de la sociedad comercial.

El artículo 23 ibídem establece siete de las principales funciones de los administradores, puntualmente el deber de respetar el ejercicio del derecho de inspección de los accionistas, en los siguientes términos:

“Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.

En el cumplimiento de su función los administradores deberán:

… 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos…” (Aparte subrayado por fuera del original)

Este numeral no solo refleja la obligación de los administradores de respetar los derechos y el trato igualitario de los asociados, sino que también establece el deber de los socios de ejercer los derechos que les corresponden.

1. En la primera parte del numeral, se aclara el trato equitativo que los administradores deben mantener con los asociados. Es ampliamente reconocido que el representante legal de una sociedad es elegido por el voto mayoritario, de acuerdo con lo que disponen la ley y los estatutos de la sociedad. Por tal motivo, se prevé que el administrador brinde un trato especial a los asociados que representen a las mayorías dentro de la sociedad.

El trato equitativo al que hace referencia la norma no solo implica respeto y buena comunicación, sino que también alude a la obligación de proporcionar a todos los asociados la misma información, en los mismos términos y al mismo tiempo.

2. En la segunda parte del numeral, se establece el derecho de inspección que tiene como objetivo permitir que los accionistas de la sociedad, de forma directa o mediante persona autorizada para el efecto, examinen la información respecto de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la empresa, a fin de que la toma de decisiones se realice de manera informada.

Por ello, el Código de Comercio establece los plazos dentro de los cuales los socios pueden ejercer dicho derecho, de acuerdo con el tipo societario.

• En las sociedades anónimas (S.A)², los socios podrán ejercer el derecho de inspección dentro de los quince (15) días hábiles  previos a las reuniones de la Asamblea General en las que se vayan a considerar los estados financieros.
• En las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S)³, este derecho podrá ejercerse durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en la que se aprueben los estados financieros.
• En la sociedad colectiva (S.C), en comandita (S.C.A) y de responsabilidad limitada (LTDA), el derecho de inspección podrá ejercerse en cualquier momento⁴.

Asimismo, el derecho de inspección deberá ser ejercido en el domicilio principal de la sociedad, aunque también podrá ejercerse mediante el uso de instrumentos tecnológicos, siempre que se garantice la reserva de la información.

En este sentido, los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información amparada por el derecho de inspección⁵, esto incluye los libros de contabilidad, junto con los comprobantes y documentos que respalden los asientos registrados en ellos; los libros de actas de las asambleas; la correspondencia de la sociedad relacionada con los negocios sociales; el libro de registro de accionistas; los estados financieros al cierre del ejercicio y cualquier otro documento que el administrador presente al máximo órgano social.

La Superintendencia de Sociedades en el artículo 3.8.1 de la Circular Básica Jurídica define el alcance del derecho de inspección, así:

“El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.”  

Si bien es cierto, los accionistas en ejercicio del derecho de inspección pueden acceder a la información de la sociedad, esta es limitada y tácitamente definida en la ley, razón por la cual, el administrador de la sociedad podrá negarse a suministrar documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.

No obstante, lo anterior, el máximo órgano social podrá reglamentar el ejercicio al derecho de inspección de los asociados, con el objetivo de implementar las medidas necesarias y particulares de la compañía para garantizar la confidencialidad y reserva de la información a compartir.

Acceso a la información:

La reserva de los documentos se da en razón a la naturaleza de la información. En particular, aquellos que contienen secretos industriales, es decir, información confidencial relacionada con el conocimiento técnico, procedimientos de producción, estrategias comerciales o cualquier dato que constituya una ventaja competitiva para la sociedad.

En este caso, dichos documentos deben mantenerse en completa reserva, de acuerdo con lo establecido en el artículo 265⁶ de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina, que regula la protección de los derechos sobre los secretos industriales.

Igualmente, la excepción al acceso a la información es aplicable a los datos personales en virtud de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012 y todos aquellos documentos cuya divulgación pudiera tener un impacto negativo sobre los intereses o el funcionamiento de la sociedad. 

Estos documentos, si bien pueden ser relevantes para la toma de decisiones internas, no deberán ser divulgados si su revelación puede poner en peligro la estabilidad financiera, comercial o la reputación de la empresa. En estos casos, se busca proteger el bienestar de la sociedad y de sus accionistas, asegurando que la información compartida no se utilice de manera inapropiada.

Por otro lado, el acceso a la información contemplada en el derecho de inspección se encuentra debidamente restringido y condicionado a los socios, ya sea que actúen en su propio nombre o a través de una representación legalmente válida para tener acceso a los documentos. Esta limitación busca garantizar que los derechos de los asociados sean respetados, sin que terceros ajenos a la sociedad puedan acceder indebidamente a información que no les corresponde.

Toma de decisiones:

El derecho de inspección es una garantía que refuerza la obligación de rendición de cuentas por parte de los administradores a la Asamblea General, asegurando que las decisiones que se tomen en las reuniones sean responsables y alineadas con el bienestar de la sociedad y de sus asociados.

Sin este derecho, los asociados quedarían expuestos a una toma de decisiones opaca y desinformada, lo que podría comprometer el desarrollo, la estabilidad y la longevidad de la organización.

Aunque el derecho de inspección de la sociedad pueda parecer, a primera vista, un aspecto básico y sin mayores implicaciones, en realidad desempeña un papel crucial en el funcionamiento de cualquier organización. Este derecho no solo es una herramienta para el acceso a la información, sino que constituye un mecanismo para los socios de evaluación, principalmente en lo relacionado con la salud financiera de la organización, la eficacia de la gestión interna y el cumplimiento de las políticas, lo que les permite actuar con pleno conocimiento en sus intervenciones.

El derecho de inspección fomenta la transparencia en la gestión, permitiendo que los asociados tengan acceso directo a los documentos, informes y registros necesarios para comprender cómo se están utilizando los recursos de la organización. Esto es esencial para evitar prácticas de mala gestión, fraude o desvío de fondos, ya que proporciona una vía formal para que los asociados puedan monitorear y verificar las decisiones tomadas por los administradores o directivos.

En conclusión, la potestad de los asociados para tomar decisiones se ejerce en la reunión de Asamblea General de Accionista, la cual será convocada por el administrador mediante notificación previa. Es en este contexto cuando los asociados pueden ejercer su derecho de inspección sobre los documentos que permiten las normas comerciales y manteniendo reserva sobre aquellos que tienen protección especial en virtud de su naturaleza.

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