Con la expedición de la Ley 1819 de 2016 se implementó el sistema de facturación, el cual comprende todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, entre los que inicialmente sólo se encontraba la factura electrónica de venta, quedando por fuera de esta regulación los documentos equivalentes.

Una vez la DIAN logró implementar la facturación electrónica, se llevó a cabo la reglamentación de los diferentes documentos equivalentes, es así como, tratándose de documento equivalente electrónico emitido por máquina con sistema POS (que en este momento no era electrónico), la Resolución 42 de 2020 y el artículo 616-1 del Estatuto
Tributario (E.T) le otorgaban los siguientes efectos y limitaciones a la expedición de este documento.: i) limitación para su expedición en operaciones cuya cuantía es de hasta 5
UVT; ii) no aceptación como soporte de impuestos descontables, costos y deducciones, y iii) no transmisión del
documento a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; iv) la posibilidad de establecer los documentos equivalentes electrónicos.

Con la Resolución 165 de 2023, la DIAN inicia la implementación del documento equivalente electrónico entre los que encontramos al documento POS, esta disposición modificó los efectos y limitaciones señalando: i) que el documento se puede expedir, generar y transmitir independientemente de la cuantía de la operación; ii) que el
documento constituye soporte válido de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementario; iii) se crea un calendario de implementación del documento equivalente para que se transmita a la DIAN.

Se debe tener en cuenta que como regla general los documentos equivalentes son expedidos en lugar de una factura de venta con validación previa, y sirven para soportar las operaciones económicas.

Se debe tener en cuenta que como regla general los documentos equivalentes son expedidos en lugar de una factura de venta con validación previa, y sirven para soportar las operaciones económicas.

A continuación, analizaremos los apartes de cada uno de estos artículos:

• Parágrafo 2 del Artículo 616 – 1 del Estatuto Tributario.

“Artículo 616-1. Sistema de Facturación. “(…) PARÁGRAFO 2o.
Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS, no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

El tiquete de máquina registradora con sistema POS, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT, por cada documento equivalente POS, que se expida, sin incluir el importe de ningún
impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma”

En esta disposición de orden legal establece expresamente que los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementario. Y adicionalmente, se señala un límite de 5 UVT en las operaciones para expedir este documento.

• Parágrafo del Artículo 16 de la Resolución 165 de 2023.

“Artículo 16. Documento equivalente electrónico. (…) Parágrafo.

Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación”.

Contrariando el artículo 616-1 del E.T, esta disposición señala que los documentos equivalentes electrónicos dan derecho al adquirente a llevar en sus declaraciones los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. Y no establece un límite en el valor de las operaciones para transmitir este documento.

Ante esta antinomia que bien podría resolverse con el criterio de jerarquía de las normas en contradicción, según el cual, se le debe dar prevalencia al Estatuto Tributario por tener rango de ley frente a lo dispuesto en la Resolución 165 de 2023 que tienen carácter reglamentario. Hemos consultado a la DIAN como Autoridad Tributaria para que de manera fiable nos indique cómo los contribuyentes deben interpretar estas normas. Y en el Concepto 137 de 2024, señaló:

“Frente a las preguntas relacionadas con la Resolución 165 de 2023, se precisa a la peticionaria que se encuentra en estudio el mencionado acto administrativo con el fin de proferir la doctrina que regule lo dispuesto en la misma”.

Respuesta que nos da a entender que la DIAN no ha fijado una posición respecto de la Resolución 165 sin embargo, por la doctrina citada en el mismo concepto parecería dar a entender que el documento POS es soporte de costos y gastos e impuestos descontables. De manera tal que, para armonizar estas disposiciones, lo más conveniente sería modificar el parágrafo 2 del artículo 616-1 del E.T en el entendido que no tendría un sentido práctico la trasmisión electrónica de documentos  equivalentes que no den derecho a deducciones, costos e impuestos descontables y se encuentren limitadas a un valor especifico.

Estas problemáticas enunciadas recobrarán protagonismo a partir del próximo 01 de mayo de 2024, fecha a partir de la cual comienza el calendario de implementación para el Documento Equivalente Electrónico generado por máquinas registradoras con sistema POS, el cual según lo dispuesto en la Resolución 165 de 2023 que fue modificada por la Resolución 8 de 2024, se realizará de manera progresiva según el tipo de contribuyente y la clase de documento equivalente.

Teniendo en cuenta lo comentado en este escrito, nuestra recomendación para efectos de que el adquirente pueda soportar válidamente costos, deducciones e impuestos descontables consiste en exigir la factura de venta con validación previa en lugar del documento equivalente electrónico generado por máquinas registradoras con sistema POS.

En todo caso, no se puede perder de vista que según lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET siguen coexistiendo el documento equivalente electrónico generado por máquinas registradoras con sistema POS y la factura de venta con validación previa para soportar deducciones, costos e impuestos descontables, según el valor de la operación cuando el adquirente requiera el documento soporte de estas transacciones.

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