Reconocimiento de costos para los trabajadores independientes que cotizan al sistema de seguridad social¹

El sistema de seguridad social en Colombia impone a los trabajadores independientes la obligación de cotizar al Sistema General de Seguridad Social Integral (SGSSI). Sin embargo, a diferencia de los trabajadores dependientes, cuya base de cotización se determina con el salario devengado, los trabajadores independientes enfrentan una complejidad adicional: la variabilidad de sus ingresos y la existencia de costos y gastos propios del ejercicio de su actividad económica, que no necesariamente pueden acreditar documentalmente en todos los casos.

Para resolver esta problemática, el legislador diseñó el esquema de presunción de costos, entendido como un mecanismo que permite a los trabajadores independientes determinar el Ingreso Base de Cotización (IBC) al sistema de seguridad social, con el fin de que sus aportes se puedan ajustar a la realidad económica de cada uno.

Lo anterior, teniendo en cuenta que los ingresos brutos percibidos por el trabajador independiente no equivalen a su ingreso neto, pues para la obtención de los mismos, es necesario que se incurra en costos y gastos propios de su actividad económica.

En este orden de ideas, se permite que el contratista deduzca de sus ingresos brutos, como costos asociados a su actividad económica, determinados porcentajes establecidos, sin necesidad de soportar dichos gastos con documentos, evitando así que deba conservar y presentar soportes documentales de cada uno de sus egresos para efectos del cálculo del IBC.

De conformidad con el Decreto 1601 de 2022, esta presunción aplica para los trabajadores independientes, los cuales comprenden:

• Los trabajadores por cuenta propia: “Persona natural que realiza su actividad económica por su cuenta y riesgo, y cuya actividad puede o no conllevar la subcontratación, compra de insumos y deducción de expensas para su ejercicio.”²
• Trabajador independiente con contratos diferentes a prestación de servicios: “Persona natural que genera ingresos derivados de la celebración de contratos con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado y cuya ejecución puede conllevar subcontratación, compra de insumos y deducción de expensas para su ejercicio. También se consideran dentro de esta categoría, los declarantes de renta ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, cuya actividad económica principal sea rentista de capital.” ³

El esquema de presunción de costos en Colombia, ha tenido una evolución normativa relevante que conviene reseñar:

El Decreto 780 de 2016 (Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social), constituyó el instrumento de compilación normativa que recogió las disposiciones aplicables al sistema de seguridad social, incluidas las relativas a la cotización de los trabajadores independientes.

Posteriormente, el Decreto 1601 de 2022 modificó el Decreto 780 de 2016 en lo concerniente al sistema de presunción de ingresos para los trabajadores independientes por cuenta propia o con contrato diferente a prestación de servicios, con base en las actividades económicas que desarrollan.

Este decreto introdujo un anexo de presunción de costos que estableció los porcentajes que los costos representan frente a los ingresos brutos, clasificados por grupos de actividad económica. Dicho anexo incluyó incluso una categoría residual denominada “demás actividades económicas”, con el propósito de cubrir aquellas actividades no clasificadas expresamente en los grupos específicos.

El decreto estableció además que, para hacer uso de los costos presuntos, el trabajador independiente debe ubicarse en la sección de actividades económicas en cuyo desarrollo se originaron sus ingresos como independiente, de conformidad con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de Actividades Económicas (CIIU).

No obstante, los cambios normativos, el esquema ha continuado su proceso de actualización y perfeccionamiento, pues en la actualidad, la Resolución 532 de 2024 —implementada por la Resolución 0566 de 2025— establece el nuevo esquema de presunción de costos para las actividades económicas como método para determinar el IBC de los trabajadores independientes por cuenta propia.

Estas resoluciones, expedidas en el marco de las competencias atribuidas a la UGPP, actualizan los porcentajes de costos presuntos aplicables a cada grupo de actividad económica.

Para la correcta aplicación del esquema, el trabajador independiente debe: (i) identificar la actividad económica principal que genera sus ingresos, conforme al código CIIU que le corresponda; (ii) consultar el porcentaje de costos presuntos asociado a dicha actividad en el anexo vigente; (iii) aplicar dicho porcentaje sobre sus ingresos brutos para obtener el valor de los costos presuntos deducibles; y (iv) calcular el IBC como la diferencia entre los ingresos brutos y los costos presuntos, garantizando que el resultado no sea inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), que es la base mínima de cotización.

A continuación, se adjunta la tabla con los porcentajes a deducir como costos de conformidad con la actividad económica:

Ahora bien, esta presunción de costos no constituye una camisa de fuerza para el trabajador independiente, pues el ordenamiento jurídico reconoce expresamente que existen escenarios en los cuales los costos y gastos efectivamente incurridos superan aquellos que la ley presume, dependiendo de la naturaleza y las particularidades de la actividad económica que desarrolle.

En este orden de ideas, el artículo 19 de la Ley 100 de 1993 (modificado por el artículo 6 de la Ley 797 de 2003 y el artículo 3 del Decreto 510 de 2003) constituye el pilar normativo que regula la base de cotización de los trabajadores independientes al sistema de seguridad social. Dicho artículo establece que:

“ARTÍCULO 19. Base de Cotización de los trabajadores independientes. Los afiliados al sistema que no estén vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores públicos, cotizarán sobre los ingresos que declaren ante la entidad a la cual se afilien, y serán responsables por la totalidad de la cotización. (…) En ningún caso la base de cotización podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente.” (subraya fuera del texto original)

El Consejo de Estado, en la sentencia con radicado Nro. 28904 de 2025, precisó que el alcance de los ingresos sobre los cuales debe liquidarse la cotización corresponden  a:

“los ingresos efectivamente percibidos entendiendo por tal los réditos menos los costos y deducciones que les sean imputables, teniendo como base mínima un SMMLV y máxima 25 SMMLV” (subraya fuera del texto original)

Esta precisión jurisprudencial resulta de la mayor trascendencia, pues fija con claridad que el IBC aplicable a los trabajadores independientes no es el ingreso bruto, dado que reconoce que son procedentes los costos y deducciones imputables a la actividad económica.

En línea con lo anterior, la Ley 1438 de 2011, en su artículo 33, refuerza este marco normativo al señalar expresamente que:

“El Gobierno Nacional reglamentará un sistema de presunción de ingresos con base en la información sobre las actividades económicas. En caso de existir diferencias entre los valores declarados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y los aportes al sistema, estos últimos deberán ser ajustados.”

La disposición normativa transcrita, resulta particularmente importante, pues establece el mecanismo de ajuste frente a las diferencias entre los valores declarados ante la DIAN y los aportes al sistema, consagrando la prevalencia de la información tributaria como referente para la determinación del IBC, en tanto dicha declaración constituye el documento en donde el trabajador independiente consolida sus ingresos, costos y deducciones del período gravable correspondiente.

Teniendo claro este marco normativo, el Consejo de Estado ha reiterado que⁴,  para establecer el IBC, se deben tener en cuenta los costos y gastos reportados en la declaración de renta del respectivo año gravable, en tanto dichos valores reflejan la capacidad económica real del trabajador independiente y constituyen prueba idónea de las expensas en las que incurrió en el ejercicio de su actividad.

No obstante, la sentencia Nro. 28904 de 2025 recuerda un tema relevante que merece especial atención, al señalar que:

“la Sala no desconoce que, tal como lo afirmó en su recurso de apelación, la demandada tiene la potestad para solicitar comprobaciones especiales de las erogaciones que aminoran el IBC de los aportes al SSSI, en la medida en que la presunción de veracidad de la declaración del impuesto sobre la renta admite prueba en contrario, sin embargo, con ello no puede desconocer que esas expensas pueden estar demostradas mediante esa declaración” (subraya fuera del texto original)

Este pronunciamiento jurisprudencial reconoce que, si bien la declaración de renta goza de una presunción de veracidad que puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario, tal posibilidad no autoriza a dichas Entidades a ignorar o desconocer los costos y gastos allí consignados de manera arbitraria o sin soporte probatorio suficiente.

En conclusión, el ingreso base de cotización de los trabajadores independientes, aunque tiene la posibilidad de tomar costos presuntos, cuando estos se superen, es posible ajustarlos a la realidad económica del afiliado imputando costos y gastos. 

Igualmente, del marco normativo vigente —integrado por la Ley 100 de 1993 y la Ley 1438 de 2011— es posible señalar que los costos y deducciones imputables a la actividad económica deben ser considerados al momento de liquidar los aportes al sistema de seguridad social, y que la declaración de renta constituye instrumento probatorio para acreditarlos.

Por tanto, cualquier actuación administrativa que pretenda ignorar dichas expensas sin sustento probatorio suficiente no solo desconoce el ordenamiento jurídico, sino que vulnera los principios de equidad y proporcionalidad que inspiran el sistema.

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